© 2018 Hyvinvoinnin Kotipolku Oy | All rights reserved | Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Kotipolku on rekisterinpitäjänä ja henkilötietojen käsittelijänä sitoutunut suojelemaan sen asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden sekä henkilöstön oikeuksia ja turvaamaan henkilötietojasi. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten ja miksi Kotipolku kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja. Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat kohdat:

1 Kotipolun henkilötietorekisterit
2 Suojaus
3 Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet
4 Evästeiden käyttö
5 Yhteydenotto
6 Muutokset tietosuojaselosteeseen

1 Kotipolun henkilötietorekisterit

Yhteydenottorekisteri koskee heitä, jotka ottavat Kotipolun kotisivujen (www.kotipolku.com) tai sosiaalisen median kautta, sähköpostitse tai puhelimitse yhteyttä Kotipolun henkilökuntaan. Tällöin yhteydenottajan aloitteesta henkilötietoja siirtyy yhteydenottotavasta riippuen Kotipolulle esimerkiksi sähköpostiin tai puhelimeen. Kotipolku hoitaa yhteydenpidon pyydetyllä tavalla mahdollisimman pian noudattaen salassapitovelvoitetta, jonka jälkeen kaikki henkilötiedot poistetaan tai siirretään sopivampaan henkilötietorekisteriin. Yhteydenottorekisterin tietoja ei luovuteta Kotipolun ulkopuolelle, pois lukien kotisivujen ja sosiaalisen median pakolliset evästeet, joista enemmän tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 Evästeiden käyttö.

Yhteistyökumppanirekisteri koskee heitä, jotka ovat jatkuvasti yhteistyössä Kotipolun kanssa tai joiden kanssa Kotipolulla on palvelusopimus. Yhteistyökumppanirekisterissä säilytetään vain välttämättömiä tietoja, useimmiten esimerkiksi nimi, yhteystiedot ja sopimus, jotta yhteistyön hoitaminen olisi mahdollista. Yhteistyökumppanirekisteriin sijoitetaan yhteistyötahon suostumuksella, esimerkiksi tietosi ovat julkisia (koulut, terveydenhuolto, ym.), olemme pyytäneet suostumuksen, olet itse pyytänyt olla yhteistyössä kanssamme tai meillä on palvelusopimus kanssasi. Yhteistyökumppanirekisterin tiedot saadaan yhteistyötaholta itseltään ja julkisista lähteistä. Yhteistyökumppanirekisteri on vain henkilöstön käytössä ja noudatamme salassapitovelvoitetta. Tarvittavilta osin asiakkaat voivat ottaa yhteyttä tiettyihin yhteistyökumppaneihin, jos kyseinen taho liittyy heidän asiakassuhteeseensa. Tietoja säilytetään niin kauan kuin niillä on merkitystä yhteistyösuhteen hoitamisen kannalta.

Asiakasrekisteri koskee Kotipolun sijaishuollon ja avohuollon asiakkaita sekä heidän tarvittavia läheisverkostoja ja sosiaalitoimen työntekijöitä. Asiakasrekisteriin kerätään asiakastyön kannalta välttämättömät henkilö- ja yhteystiedot. Asiakasrekisterin pitämisessä, tietojen säilytyksessä, luovutuksessa ja rekisteristä poistamisessa noudatetaan salassapito- ja vaitiolovelvoitteita sekä lastensuojelua ohjaavaa lainsäädäntöä ja määräyksiä. Tarkempia tietoja saat asiakasrekisteriselosteesta, jonka voit pyytää Kotipolun tietosuojavastaavalta – yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen kohdassa 5 Yhteydenotto.

Henkilöstöhallinnon rekisteri koskee Kotipolun vakituista ja sijaistavaa henkilökuntaa, työnhakijoita, harjoittelussa olevia tai harjoitteluun hakevia opiskelijoita. Tietoja kerätään ja luovutetaan vain työsuhteen tai rekrytoinnin hoitamisen takia – prosesseissa noudatetaan salassapito- ja vaitiolovelvoitteita sekä ajantasaista lainsäädäntöä. Tietoja säilytetään niin kauan kuin niillä on merkitystä työsuhteen hoitamisen kannalta sekä niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää. Työnhakijoiden / harjoitteluun hakevien opiskelijoiden tietoja säilytetään aina rekrytoinnin ollessa käynnissä, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai pyydämme suostumuksesi tietojen säilyttämiseen mahdollisen seuraavan rekrytoinnin varalle. Vakituisesta ja sijaistavasta henkilökunnasta kerättävistä tiedoista saat tarkempia tietoja henkilöstöhallinnon rekisteriselosteesta, jonka voit pyytää Kotipolun tietosuojavastaavalta – yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen kohdassa 5 Yhteydenotto.

2 Suojaus

 

Kaikki Kotipolun henkilötietorekisterit on suojattu vahvasti. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenetelmät, joilla suojaamme halussamme olevia tietoja väärinkäytön, katoamisen, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Huolehdimme myös aina siitä, että yhteistyöverkostomme noudattavat ajantasaisia tietosuojakäytäntöjä sekä salassapito- ja vaitiolovelvoitteita. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Lisätietoja suojausprosesseista ja tietoturvakäytännöistä saa pyydettäessä Kotipolun tietosuojavastaavalta – yhteystiedot tämän tietosuojaselosteen kohdassa 5 Yhteydenotto. Huomioithan, ettemme tietoturvasyistä voi pääsääntöisesti kertoa yksityiskohtaisia prosessikuvauksia.

3 Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus nähdä sinusta kerätyt tiedot. Oikeuttasi nähdä tiedot voidaan rajoittaa lainsäädännön puitteissa erikoistapauksissa liittyen esimerkiksi asiakkaan lastensuojelulain mukaisiin rajoitustoimenpiteisiin tai tiedonsaantioikeuden rajauksen vuoksi.

Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Sinulla on myös oikeus pyytää tietojesi käytön rajoittamista, poistamista kokonaan tai peruuttaa antamasi suostumukset. Tietojen poistaminen ei kuitenkaan ole mahdollista esimerkiksi, jos olet sellaisessa asiakassuhteessa Kotipolun kanssa, joka perustuu lastensuojelua ohjaavaan lainsäädäntöön. Myöskään aktiivisessa työsuhteessa tai yhteistyösuhteessa olevat tahot eivät voi pyytää kokonaan tietojensa poistamista, ellei kyseessä ole yhteistyön päättäminen. 

Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin. Emme Kotipolulla tee suoramarkkinointia tai profilointia – tiedotamme kylläkin ajankohtaisista asioista yhteistyöverkostoja sekä asiakkaitamme. Voit kieltäytyä näistä tiedotteista, ellei kyse ole sellaisesta tiedotuksesta, joka voisi vaikuttaa asiakkuuteesi tai yhteistyön jatkuvuuteen.

Sinulla on oikeus tietojen siirrettävyyteen. Tiedot voidaan myös siirtää Kotipolulta toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli meillä on suostumuksesi ja se on turvallista, laillista sekä teknisesti mahdollista.

Sinun tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen 5 Yhteydenotto -kohdan mukaisesti. Kotipolku voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Kotipolku voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tietyissä tapauksissa lainsäädännön nojalla.

4 Evästeiden käyttö

Kotipolku on Facebookissa sekä Instagramissa. Kotipolun sosiaalisen median sivut ovat hyväksyneet kyseisten tahojen ehdot, evästeet ja tietosuojakäytännöt. Voit lukea kyseisten tahojen tietosuojakäytännöistä täältä.

Kotipolun kotisivut ovat Wix.com Ltd:n tarjoamalla pohjalla. Wix.com Ltd on sitoutunut EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR). Toimiakseen Wix.com Ltd käyttää evästeitä ("cookies"). Wixin.com Ltd:n evästeet ja niiden käyttötarkoitus on eritelty alla olevassa kuvassa. Kotipolku ei käytä muita evästeitä, selaamalla kotisivujamme hyväksyt Wix.com Ltd:n evästeiden käytön.

 

 

 

 

 

5 Yhteydenotto

Jos sinulla on kysyttävää, rekistereihin liittyviä pyyntöjä tai palautetta tästä tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä yhteyshenkilöön eli nimitettyyn tietosuojavastaavaan puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse rekisterinpitäjän postiosoitteeseen.

 

Rekisterinpitäjä

Hyvinvoinnin Kotipolku Oy

Takapellontie 17,

12600 Läyliäinen

 

Yhteyshenkilö

Salla Maria Sarvanto, tietosuojavastaava

040 772 1565 | sallamaria@kotipolku.com

 

Valittaminen

Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen.

Yhteystiedot ja menettelytavat löydät täältä.

 

6 Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa ja päivitystarvetta seurataan säännöllisesti.

Viimeisin päivitys 9.9.2019.